Những điểm quan trọng để tổ chức Sự kiện Hội Nghị – Hội Thảo công ty 

Hội thảo – Hội nghị của doanh nghiệp, công ty, tập đoàn là sự kiện quan trọng. Tùy theo chủ đề và mục đích của sự kiện mà quy mô đầu tư lớn, nhỏ khác nhau. Tuy nhiên, để có buổi Hội thảo – Hội nghị công ty thành công tốt đẹp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hoàng Khôi Production gửi đến bạn những điểm quan trọng cần lưu ý trước khi tổ chức Hội thảo – Hội nghị cho công ty của mình.

Để tổ chức thành công một sự kiện hội thảo hội nghị, ban tổ chức cần có một sự chuẩn bị chu đáo để tránh mọi rủi ro xảy đến trong quá trình thực hiện chương trình. Để đảm bảo cho một sự kiện hội thảo hội nghị thành công, cần đảm bảo 6 bước chuẩn bị sau:

1. Xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo

Nếu bạn tổ chức sự kiện hội thảo cấp trường, cấp công ty, nội bộ thì bạn chỉ cần có quyết định ký của ban giám hiệu trường hoặc ban giám hiệu công ty.

Nếu là một sự kiện hội thảo, hội nghị cấp phường, quận hay cấp quốc gia thì cần xin cấp phép ở các cơ quan có thẩm quyền.

Việc xin cấp phép là rất quan trọng bởi việc xin phép vừa thể hiện sự tôn trọng của công ty, doanh nghiệp, tổ chức của bạn đối với chính quyền địa phương. Xin phép chính quyền cũng sẽ giúp việc diễn ra sự kiện được thuận lợi đảm bảo hơn. Khi bất ngờ xảy ra những sự cố trong quá trình tổ chức cũng sẽ được chính quyền hỗ trợ để bạn có thể xử lý ổn thỏa.

2. Chuẩn bị tài liệu hội thảo hội nghị

Hội nghị, hội thảo là một quá trình thảo luận, họp bàn đến thống nhất vấn đề. Một sự kiện họp không thể thiếu giấy tờ liên quan để người họp có cái nhìn chính xác nhất về những vấn đề trong sự kiện họp. Do đó, bạn cần chuẩn bị đủ tài liệu theo số lượng người tham gia, tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự của sự kiện họp, logic, rõ ràng và tránh nhàu nát để thể hiện sự tôn trọng với người tham gia.

3. Làm việc trước với diễn giả, MC, người điều hành

Người chủ trì sự kiện họp là MC hay diễn giả đóng vai trò rất quan trọng với chương trình. Mặc dù không phải là người nắm toàn bộ nội dung cuộc họp nhưng sẽ là người dẫn dắt sự kiện họp so cho logic và hợp lý nhất.

Trước khi sự kiện họp được diễn ra, ban tổ chức cần làm việc qua với diễn giả/MC, thống nhất tất cả các hoạt động diễn ra trong chương trình, tên và chức vụ của các vị đại biểu, lịch trình sự kiện họp cụ thể để tránh việc mất thống nhất giữa người nói và người làm.

4. Book dịch vụ Quay phim chụp hình cho Hội thảo – Hội Nghị

Truyền thông cho sự kiện Hội nghị – Hội Thảo là công việc quan trọng bạn cần vạch ra trước khi tổ chức một sự kiện nào. Hình ảnh đẹp, video clip hấp dẫn sẽ thu hút được sự quan tâm và tiếp cần đến Khách hàng tiềm năng cho công ty, doanh nghiệp. Book ekip chụp hình hội thảo hội nghị chuyên nghiệp là khoảng đầu tư xứng đáng cho sự kiện hội nghị hội thảo

5. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị

Địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị không khó để tìm nhưng yêu cần cần phù hợp với nội dung sự kiện họp số lượng thành viên tham gia cũng như kinh phí cho tổ chức. Trước khi chọn địa điểm, bạn cần tổng hợp số lượng khách mời cũng như dự trù được kinh phí tổ chức để chọn được địa điểm phù hợp.

Có 4 địa điểm bạn có thể tham khảo lực chọn để tổ chức hội thảo hội nghị tại TP Hồ Chí Minh:

• Phòng họp của công ty, doanh nghiệp

Các công ty, doanh nghiệp lớn thường có phòng họp riêng cho các sự kiện họp thường niên của công ty, doanh nghiệp mình. Đây sẽ là lựa chọn hàng đầu cho những công ty, doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí tổ chức.

Tuy nhiên, với những sự kiện hội thảo lớn thì những phòng họp nhỏ sẽ không đáp ứng được về số lượng cũng như âm thanh tổ chức. Bạn sẽ cần tham khảo thêm 3 điểm dưới đây.

• Các trung tâm hội nghị, hội thảo

Các trung tâm hội thảo hội nghị được thành lập với mục đích chính là tổ chức các sự kiện họp hội nghị, hội thảo hay tiệc cưới, sinh nhật. Nằm ngay tại trung tâm các thành phố lớn, các trung tâm hội nghị cũng rất tiện lợi cho khách mời di chuyển.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt tiệc, tổ chức tea break cho khách mời ngày tại trung tâm tổ chức. Do đó nếu không muốn đi xa, trung tâm hội nghị là một lựa chọn tuyệt vời nhất cho sự kiện hội thảo của bạn.

• Các khu resort

Đi xa hơn một chút, tạm tránh những ồn ào của phố thị, các khu resort cũng là địa điểm đáng lưu tâm cho sự kiện sắp tới của bạn.

Không chỉ đảm bảo yêu cầu về công việc, resort cũng là điểm tham quan chụp ảnh đẹp, mang lại không gian thư giãn, thoải mái giải lao giữa giờ cho các khách mời. Tạo điều kiện gián tiếp cho một sự kiện họp thành công.

• Các khu du lịch

Nếu công ty, doanh nghiệp bạn có điều kiện về thời gian và kinh phí tổ chức thì các điểm du lịch sẽ là lựa chọn rất tốt cho chương trình hội nghị, hội thảo của bạn.

Vừa tạo sự mới lạ trong công tác tổ chức, vừa như một món quà tri ân tới những thành viên công ty, các vị khách mời hay tri ân tới những khách hàng của bạn.

Các khách sạn, nhà hàng cao cấp tại các khu du lịch cũng luôn được xây dựng những phòng họp chuyên dụng để phục vụ khách hàng. Nên đừng lo về cơ sở vật chất phục vụ cho sự kiện họp nhé.

6. Chuẩn bị cho sự kiện hội thảo hội nghị

Chuẩn bị cho một sự kiện hội thảo không cần quá nhiều hạng mục. Những hạng mục chính ban cần chuẩn bị như:

• Hội trường sự kiện
• Âm thanh, ánh sáng cho sự kiện
• MC/ diễn giả điều khiển sự kiện
• Ekip tổ chức chương trình
• Banner, backdrop cho sự kiện
• Thiệp mời (nếu cần)
• Tài liệu cuộc họp
• Máy ảnh, máy quay cho truyền thông sự kiện
• Tiệc teabreak giữa giờ
• Tiệc chiêu đãi (nếu cần) sau sự kiện họp

Chuẩn bị càng chu đáo và chi tiết cho sự kiện sẽ càng giúp cho chương trình được diễn ra thuận lợi và tránh được các rủi ro khi tổ chức.

7. Truyền thông cho sự kiện hội thảo hội nghị

Ngay khi có kế hoạch tổ chức, việc truyền thông về sự kiện họp cũng cần được làm ngay. Một số sự kiện hội thảo mang tính chất công việc bắt buộc, người tham gia sẽ nhận thông tin, chuẩn bị các tài liệu liên quan và sẵn sàng cho sự kiện.

Tuy nhiên, hội nghị mang tính chất linh hoạt hơn, bạn nên truyền thông rõ về mục đích, ý nghĩa của chương trình, đem lại những hào hứng nhất định cho người tham gia để hiệu ứng chương trình được lan tỏa nhất.

Dù hội thảo hay hội nghị cũng đúng nên quá áp đặt nhân viên để tránh tình trạng tham gia chống đối, khiến hiệu quả của sự kiện không đúng như mong đợi.

Google tìm kiếm: Dịch vụ chụp hình hội nghị, chụp ảnh căn hộ giá rẻ, quay phim sự kiện HCM